Workflow-Automation für die Immobilienwirtschaft
Exposés, Mietverträge, Posteingang und Mieteranfragen laufen in der Verwaltung noch oft von Hand. Wir automatisieren diese Prozesse KI-gestützt, DSGVO-konform und ohne dass Sie Ihre Immobiliensoftware austauschen müssen.
Das Problem
Manuelle Prozesse bremsen Verwaltung und Vermietung
In der Immobilienwirtschaft steckt der Aufwand in den Dokumenten. Jeder Posteingang, jeder Vertrag und jede Mieteranfrage wird einzeln gesichtet, zugeordnet und weiterverarbeitet.
Dokumentenflut ohne Struktur
Exposés, Verträge, Nebenkostenabrechnungen und Korrespondenz liegen verteilt in E-Mail-Postfächern, Laufwerken und der Verwaltungssoftware.
Posteingang frisst Zeit
Eingehende Post wird manuell gelesen, kategorisiert und an den richtigen Sachbearbeiter oder das richtige Objekt weitergeleitet.
Vermietung dauert zu lange
Zwischen Anfrage, Selbstauskunft und Vertrag vergehen Tage, weil jeder Schritt von Hand angestoßen wird.
Mieteranfragen binden Personal
Standardfragen zu Objekt, Vertrag oder Abrechnung landen alle beim Team, statt automatisch beantwortet zu werden.
Die Lösung
Dokumentenprozesse, die sich selbst erledigen
Wir verbinden Ihre Datenquellen mit KI-gestützten Workflows. Dokumente werden erkannt, Daten extrahiert und automatisch im richtigen System abgelegt.
Exposé-Erstellung
Objektdaten werden zusammengeführt und zu einem fertigen Exposé verarbeitet, statt sie manuell zusammenzukopieren.
Vertragsanalyse
Miet- und Kaufverträge werden ausgelesen, Fristen und Klauseln erkannt und strukturiert abgelegt.
Posteingangsverarbeitung
Eingehende Dokumente werden klassifiziert, dem richtigen Objekt zugeordnet und automatisch weitergeleitet.
Übergabeprotokolle
Protokolle werden digital erfasst, ausgewertet und in die Akte übernommen.
Mieteranfragen per Chatbot
Ein RAG-Assistent beantwortet Fragen aus Ihren Objektunterlagen, mit Quellenangabe und ohne Halluzination.
Wissen aus Objektunterlagen
Teilungserklärungen, Protokolle und Verträge werden durchsuchbar. Antworten kommen aus Ihren eigenen Dokumenten.
DSGVO & Datenhoheit
Ihre Daten bleiben, wo sie hingehören
Mieter- und Eigentümerdaten sind sensibel. Unsere Lösungen laufen DSGVO-konform und auf Wunsch on-premise, ohne dass Daten an externe Modelle abfließen.
- On-Premise oder in Ihrer eigenen Cloud betreibbar
- Kein Datenabfluss an externe KI-Anbieter
- Rollen und Berechtigungen aus Ihren Bestandssystemen gelten weiter
- Volle Kontrolle über Modell und Hosting
Use-Cases
Wo Automatisierung in der Immobilienwirtschaft ansetzt
Hausverwaltung
Posteingang, Nebenkostenbelege und Eigentümerkorrespondenz automatisch verarbeiten.
Vermietung
Vom Inserat bis zum Vertrag: Anfragen, Selbstauskunft und Bonität strukturiert durchlaufen.
Maklergeschäft
Exposés erstellen und Interessentenanfragen automatisch qualifizieren.
Asset- und Property-Management
Verträge und Objektunterlagen durchsuchbar machen und Fristen überwachen.
Integration
Anbindung an Ihre bestehende Immobiliensoftware
Wir bauen die Automatisierung um Ihre Systeme herum, nicht umgekehrt. Per Schnittstelle binden wir gängige Verwaltungs- und CRM-Lösungen an.
- Verwaltungssoftware und ERP per API
- SharePoint, Google Drive, Fileserver und E-Mail-Postfächer
- CRM- und Vermarktungsportale
- Bestehende DMS- und Ablagestrukturen
Ablauf
Von der Idee zum produktiven Workflow
Analyse und Use-Case
Wir sichten Ihre Prozesse und Systeme und wählen den Workflow mit dem größten Hebel.
Proof of Concept
Ein erster Workflow läuft an Ihren echten Dokumenten, messbar und nachvollziehbar.
Integration und Go-Live
Anbindung an Ihre Systeme, Tests mit Echtdaten, danach Betrieb mit Monitoring.
FAQ
Häufige Fragen
Müssen wir unsere Immobiliensoftware wechseln?
Nein. Wir binden die Automatisierung per Schnittstelle an Ihre bestehenden Systeme an. Ihre Software bleibt, die Prozesse werden darum herum automatisiert.
Ist das DSGVO-konform?
Ja. Die Lösungen laufen DSGVO-konform und auf Wunsch on-premise oder in Ihrer eigenen Cloud, ohne dass Mieter- oder Eigentümerdaten an externe Anbieter abfließen.
Welche Prozesse lohnen sich zuerst?
Meist der Posteingang und die Vertragsverarbeitung, weil dort der manuelle Aufwand am höchsten ist. Im Erstgespräch identifizieren wir den Workflow mit dem schnellsten Return.
Wie lange dauert die Einführung?
Ein erster produktiver Workflow steht typischerweise in wenigen Wochen. Wir starten mit einem klar abgegrenzten Use-Case statt mit einem Großprojekt.
Funktioniert das auch mit gescannten Dokumenten?
Ja. Per OCR werden auch eingescannte Briefe und PDFs erkannt, klassifiziert und weiterverarbeitet.
Welcher Prozess kostet Sie am meisten Zeit?
Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch. Wir schauen uns Ihre Abläufe an und zeigen, wo Automatisierung sich zuerst lohnt.
Sprechen wir darüber, wie KI Ihr Unternehmen voranbringen kann.
Schreiben Sie uns an, wir freuen uns auf Ihr Projekt.